Расчёт отпускных в 2026 году: формула и примеры
Если совсем коротко: отпускные считаются по среднему дневному заработку за 12 месяцев: зарплата за расчётный период делится на 12 и на 29,3, затем умножается на число дней отпуска. Выплатить их нужно не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска — не в день начала и не вместе с зарплатой.
Разберём формулу, что входит в расчёт, как считать неполные месяцы, что делать при заработке ниже минималки и когда платить налоги.
Формула расчёта отпускных
Отпускные = средний дневной заработок × количество календарных дней отпуска.
Средний дневной заработок при полностью отработанном расчётном периоде считается так: сумма учитываемых выплат за 12 календарных месяцев делится на 12 и на 29,3.
Число 29,3 — это среднемесячное количество календарных дней, установленное законом. Оно не меняется и от конкретного года не зависит.
Расчётный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Если сотрудник работает меньше года, берётся фактически отработанное время с даты приёма.
Пример. Заработок за год 720 000 ₽, отпуск 14 дней. Средний дневной: 720 000 ÷ 12 ÷ 29,3 = 2 047,78 ₽. Отпускные: 2 047,78 × 14 = 28 668,92 ₽.
Сколько дней отпуска положено
Базовая величина — 28 календарных дней за рабочий год. Именно календарных: выходные внутри отпуска входят в это число и оплачиваются.
Больше 28 дней положено отдельным категориям: несовершеннолетним, инвалидам, работникам с вредными условиями труда, ненормированным рабочим днём, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных местностях, педагогам и медикам.
Отпуск можно делить на части, но хотя бы одна из них должна быть не менее 14 календарных дней подряд. Разбивать весь отпуск по два-три дня незаконно, даже если работник сам просит.
Право на отпуск за первый год возникает через шесть месяцев непрерывной работы, но по соглашению сторон его можно предоставить и раньше. Отдельным категориям — например, женщинам перед декретом и несовершеннолетним — работодатель обязан дать отпуск до истечения полугода.
Заменить отпуск деньгами можно только в части, превышающей 28 дней. Основные 28 дней компенсируются деньгами исключительно при увольнении.
Праздничные нерабочие дни, попавшие в период отпуска, в число дней отпуска не включаются: отпуск продлевается на их количество, но не оплачивается за эти дни.
Что входит в расчёт, а что нет
Учитывается всё, что относится к оплате труда: оклад, сдельная оплата, доплаты и надбавки, премии по системе оплаты труда, районные коэффициенты.
Не учитывается то, что оплатой труда не является: материальная помощь, оплата питания и проезда, компенсация мобильной связи, подарки, дивиденды.
Отдельно про премии. Ежемесячные учитываются не более одной за каждый показатель за месяц периода. Годовая премия за предшествующий год учитывается независимо от времени её начисления. Разовые премии к празднику или юбилею в расчёт не входят — они не связаны с результатами труда.
Из расчётного периода исключаются вместе с начисленными за них суммами: дни болезни, отпуска, командировок, простоя по вине работодателя, дни ухода за ребёнком-инвалидом.
Именно исключение периодов чаще всего и приводит к ошибкам: сотрудник болел месяц, а бухгалтер делит на полные 12 и 29,3 — результат занижен.
Как считать при неполном месяце
Если месяц отработан не полностью, число дней для него считается отдельно: 29,3 делится на количество календарных дней месяца и умножается на количество календарных дней, приходящихся на отработанное время.
Пример. В июне 30 календарных дней, сотрудник болел с 1 по 10 июня, то есть отработанному времени соответствует 20 календарных дней. Для июня берём: 29,3 ÷ 30 × 20 = 19,53 дня.
Дальше средний дневной заработок считается так: учитываемые выплаты делятся на сумму, где полные месяцы дают по 29,3, а неполные — рассчитанное значение.
Формула выглядит громоздко, но логика простая: мы соотносим фактический заработок с фактически отработанным временем.
Если средний заработок ниже МРОТ
Средний дневной заработок для отпускных не может быть меньше рассчитанного исходя из минимального размера оплаты труда. Если расчёт дал меньше, берётся минимальная величина.
Ситуация встречается чаще, чем кажется: сотрудник работал неполный год, много болел или значительная часть дохода приходилась на выплаты, которые в расчёт не входят.
Проверять это нужно после каждого повышения минималки — сравнение делается с величиной, действующей на момент начала отпуска, а не на момент приёма сотрудника.
Для работающих на неполной ставке минимальная величина считается пропорционально отработанному времени. Подробнее про саму минималку — в статье про МРОТ.
Когда платить отпускные
Не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Дни календарные: если отпуск начинается в понедельник, выплатить нужно не позднее четверга предыдущей недели.
Нарушение срока — основание для компенсации за каждый день задержки, а при проверке ещё и для штрафа. Формулировка «выплатим с ближайшей зарплатой» незаконна.
Отдельная ситуация: сотрудник просит отпуск с завтрашнего дня. Формально выдержать срок уже невозможно, и работодатель оказывается в положении нарушителя. Безопаснее либо начать отпуск через несколько дней, либо оформить заявление так, чтобы дата подачи и дата начала расходились на нужный срок.
Если отпуск переносится или отзывается, отпускные пересчитываются. Излишне выплаченное засчитывается в счёт будущих начислений по соглашению с работником.
Налоги и взносы с отпускных
Отпускные облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме — это часть оплаты труда, никаких льгот здесь нет.
Датой получения дохода считается день фактической выплаты. Соответственно, отпускные попадают в отчётность того периода, когда они выплачены, а не когда начинается отпуск. Это важно на стыке месяцев и кварталов: отпуск в июле, выплата в июне — доход июньский.
НДФЛ удерживается при выплате и перечисляется по общим срокам единого налогового платежа, страховые взносы начисляются в месяце начисления отпускных.
В бухгалтерском учёте компании обязаны формировать оценочное обязательство под предстоящие отпуска — резерв. Малые предприятия, ведущие упрощённый учёт, вправе этого не делать.
Частые ошибки
Не исключают периоды. Больничные и командировки остаются в расчёте, и средний заработок искажается.
Включают лишнее. Материальная помощь и оплата питания попадают в базу, хотя оплатой труда не являются.
Считают в рабочих днях. Отпуск предоставляется в календарных днях, и праздничные дни, попавшие внутрь отпуска, в число дней отпуска не включаются и не оплачиваются — отпуск на них продлевается.
Платят день в день. Нарушение срока с компенсацией за каждый день просрочки.
Забывают про компенсацию при увольнении. Неиспользованные дни компенсируются за все годы работы, а не только за последний.
На практике бухгалтеры «Бухгалтерии от А до Я» пересчитывают отпускные вручную по первому же отпуску нового клиента: расхождение с тем, что считала программа, находится примерно в половине случаев, и почти всегда из-за неисключённых периодов.
Расчёт зарплаты и отпускных берём на себя — услуга «Расчёт зарплаты». Смежное: суточные и командировочные, увольнение по соглашению сторон.