Суточные в 2026 году: нормы, расчёт и налоги

Если совсем коротко: суточные — это деньги на бытовые расходы в поездке, их размер компания устанавливает сама. Но налоги считают по государственным нормам: не облагаются НДФЛ и взносами 700 ₽ в день по России и 2 500 ₽ за границей. Платить можно больше — просто с превышения удерживается налог.

Разберём, из чего складываются командировочные, как считать налоги, что делать с однодневной поездкой и как всё оформить, чтобы расходы приняли.

Что такое суточные и что входит в командировочные

Командировочные — общее название всех выплат, связанных с поездкой по работе. Внутри них несколько разных вещей, и путать их не стоит, потому что налоги у них разные.

• Суточные — деньги на бытовые нужды: питание, транспорт по городу, мелкие расходы. Отчитываться чеками по ним не нужно.
• Проезд — билеты туда и обратно, оплачиваются по документам.
• Жильё — гостиница или аренда, тоже по документам.
• Прочие расходы — оформление визы, страховка, сборы. Возмещаются, если работодатель их согласовал.

Отдельно и сверх этого работнику сохраняется средний заработок за дни командировки. Это не суточные и не премия — это оплата труда.

Размер суточных: сколько платить

Закон не устанавливает, сколько компания обязана платить своим сотрудникам. Размер определяет сам работодатель и закрепляет его в положении о командировках или в коллективном договоре.

Норму можно сделать разной: одну для поездок по области, другую для Москвы и Петербурга, третью для загранкомандировок. Главное — прописать её в документе заранее, а не назначать сумму каждый раз на глаз.

Цифры 700 и 2 500 ₽, которые все знают, — это не обязательный размер выплаты, а налоговый лимит. Их постоянно путают. Компания вправе платить и 1 500 ₽ в день по России: просто с разницы придётся удержать НДФЛ и начислить взносы.

Суточные и НДФЛ: какие нормы

Не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами:

• 700 ₽ за каждый день поездки по России;
• 2 500 ₽ за каждый день загранкомандировки.

Эти же лимиты применяются к надбавкам за разъездной характер работы и за вахтовый метод — норма общая.

Обратите внимание: для налога на прибыль суточные учитываются в расходах полностью, в том размере, который установлен вашим положением о командировках. Нормирования здесь нет. То есть выплатив 1 500 ₽, вы всю сумму относите на расходы, а НДФЛ и взносы считаете только с 800 ₽ превышения.

Суточные сверх нормы: как считать

Разберём на цифрах. Компания платит 1 200 ₽ в день, сотрудник ездил в другой город на 4 дня.

• Выплачено: 1 200 × 4 = 4 800 ₽.
• Не облагается: 700 × 4 = 2 800 ₽.
• Превышение: 2 000 ₽ — с этой суммы удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы.
• В расходы по налогу на прибыль идут все 4 800 ₽.

Момент, о котором забывают: НДФЛ с превышения удерживается не в день выдачи денег, а по итогам утверждения авансового отчёта. До этого момента сумма ещё не считается доходом работника.

Суточные за границей

Здесь добавляется два нюанса, на которых чаще всего ошибаются.

День пересечения границы. При выезде из России день пересечения считается днём загранкомандировки — норма 2 500 ₽. При возвращении, наоборот, день въезда считается по российской норме — 700 ₽. Логика простая: смотрят на дату по отметке в документах.

Валюта. Если суточные выдаются в иностранной валюте, для расчёта налогов сумму пересчитывают в рубли. Курс берётся на дату утверждения авансового отчёта, а не на день выдачи денег.

Ещё один частый вопрос — виза и страховка. Это не суточные, а отдельные расходы: возмещаются по документам и облагаются по своим правилам.

Однодневная командировка

Формально суточные за однодневную поездку не полагаются: работник возвращается домой в тот же день, и бытовых расходов, ради которых суточные придуманы, не возникает.

На практике компании всё равно компенсируют такие поездки — платить ноль за день в дороге странно. Правильный путь: оформить выплату не как суточные, а как возмещение расходов, связанных с поездкой, и закрепить эту возможность в положении о командировках.

Сложившийся подход таков, что подобное возмещение в пределах 700 ₽ НДФЛ не облагается. Тема спорная, поэтому если суммы значимые, формулировки в локальном акте стоит проработать заранее.

Для загранкомандировки на один день действует своё правило: выплачивается половина установленной нормы.

Как оплачивается время в командировке

За рабочие дни поездки сохраняется средний заработок, а не оклад. Разница бывает существенной в обе стороны, и считать нужно именно средний — это требование, а не выбор компании.

Если сотрудник работал в выходной или в этот день ехал, время оплачивается как работа в выходной: в двойном размере либо в одинарном с предоставлением отгула. Просто «он же был в командировке» — не основание не платить.

Суточные при этом начисляются за все дни поездки подряд, включая выходные, праздники и дни в пути. Это отдельная выплата, и от рабочего графика она не зависит.

Подробнее про расчёт среднего заработка — на странице «Расчёт зарплаты».

Как оформить командировку

Комплект документов сократился: командировочное удостоверение и служебное задание давно отменены как обязательные. Осталось необходимое.

• Приказ о направлении в командировку — с местом, сроком и целью поездки.
• Положение о командировках — в нём закреплены размеры суточных и порядок возмещения.
• Авансовый отчёт с приложением документов по проезду и жилью.

Аванс выдаётся до поездки: отправлять сотрудника за свои деньги нельзя. Отчитаться он должен в течение трёх рабочих дней после возвращения. Подробный разбор — в статье про авансовый отчёт, а про выдачу денег под отчёт — в материале про подотчётных лиц.

Если сотрудник ездил на служебном автомобиле, добавляется путевой лист — без него расходы на топливо подтвердить не получится.

Разъездная работа — это не командировка

Путаница дорогая, поэтому разберём отдельно. Командировка — разовая поездка по распоряжению работодателя. Разъездной характер работы — постоянное условие труда: курьер, торговый представитель, монтажник, водитель.

Разница в оформлении. Для разъездной работы приказы на каждую поездку не издаются, авансовые отчёты по суточным не составляются, а само условие прописывается в трудовом договоре. Вместо суточных выплачивается надбавка за разъездной характер.

Налоговые лимиты при этом те же: не облагаются НДФЛ и взносами 700 ₽ в день по России и 2 500 ₽ за поездки за границу. Раньше надбавка не облагалась целиком, сейчас правило общее — это изменение упускают до сих пор.

Если командировка сорвалась или продлилась

Поездка отменилась. Аванс работник возвращает, но расходы, которые компания уже понесла, никуда не делись: невозвратные билеты, штраф за отмену брони. Их можно учесть в расходах, если отмена произошла по объективным причинам и это подтверждено документами — приказом об отмене и документами перевозчика.

Командировка продлилась. Издаётся приказ о продлении, и за дополнительные дни начисляются суточные и средний заработок. Задним числом «забыть» оформить продление — прямой путь к спору с проверяющими: даты в билетах не сойдутся с приказом.

Работник заболел в поездке. За дни болезни платится больничный, а не средний заработок. Суточные при этом сохраняются, как и расходы на жильё.

Частые ошибки

Нет положения о командировках. Размер суточных ничем не закреплён, и при проверке возникает вопрос, на каком основании выплачены именно эти суммы.

Суточные считают только за рабочие дни. Их платят за все дни поездки, включая дорогу и выходные.

Требуют чеки на суточные. Не нужно: это фиксированная выплата, отчитываться по ней работник не обязан. Чеки нужны на проезд и жильё.

Платят оклад вместо среднего заработка. Нарушение, которое всплывает при первой же проверке трудовой инспекции.

Забывают про НДФЛ с превышения. Особенно когда суточные щедрые: компания платит 2 000 ₽ по России и не удерживает налог с 1 300 ₽.

На практике бухгалтеры «Бухгалтерии от А до Я» советуют один раз написать нормальное положение о командировках и больше к этому вопросу не возвращаться: почти все проблемы с суточными растут из его отсутствия. Если нужна помощь с расчётами и кадровыми документами — включая воинский учёт в организации, о котором вспоминают в последний момент, — это часть бухгалтерского обслуживания.