Кадровое делопроизводство

Почему кадры — самый штрафуемый участок

Причина простая: нарушения видны без глубокой проверки, а штрафы считаются за каждого работника.

Инспекция труда приходит по жалобе сотрудника, и первым делом смотрит документы: трудовой договор, приказы, ознакомление под подпись, график отпусков, штатное расписание, локальные акты. Отсутствие любого — самостоятельное нарушение.

Отдельная категория — сроки. ЕФС-1 при приёме и увольнении подаётся на следующий рабочий день. Не подали вовремя — штраф за каждого сотрудника, и он не зависит от того, был ли ущерб.

Плюс кадровые документы всплывают в трудовых спорах. Уволенный сотрудник идёт в суд, и там выясняется, что приказ оформлен неверно, а с должностной инструкцией его не знакомили. Восстановление на работе с оплатой вынужденного прогула обходится дороже любого штрафа.

Что входит в кадровое делопроизводство

Приём: трудовой договор, приказ, личная карточка, ознакомление с локальными актами под подпись, подача ЕФС-1 в срок.

Текущая работа: приказы на отпуск, командировку, перевод, изменение оклада; ведение табеля учёта рабочего времени; график отпусков и контроль его соблюдения.

Локальные нормативные акты: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных. Их отсутствие — нарушение само по себе.

Увольнение: заявление или соглашение, приказ, расчёт, выдача документов в последний день, ЕФС-1 на следующий рабочий день.

Воинский учёт, если он ведётся, — отдельный блок со своими документами и сверками.

Работа с персональными данными по 152-ФЗ: согласия, политика обработки, уведомление Роскомнадзора.

Что чаще всего находим при проверке кадров

Трудовые договоры по устаревшему шаблону: без обязательных условий об условиях труда на рабочем месте, без указания места работы, с формулировками, противоречащими действующему кодексу.

Отсутствие локальных актов или ознакомления с ними под подпись. Акт есть, а подписи сотрудников нет — считается, что его нет.

График отпусков не составлен или не соблюдается. Формально это нарушение, а практически — источник споров при увольнении.

Договоры ГПХ с признаками трудовых: постоянная работа, подчинение режиму, рабочее место. Переквалификация влечёт доначисление взносов и НДФЛ за весь период.

Незакрытые кадровые события в ЕФС-1: приняли или уволили, а сведения не подали.

Что влияет на стоимость

Количество сотрудников — основной фактор, стоимость обычно считается за человека в месяц.

Интенсивность кадровых событий: компания с постоянным штатом и компания с текучкой требуют разного объёма работы.

Наличие специфики: вахтовый метод, сменный график, совместители, иностранные работники, вредные условия труда — каждое добавляет документы и требования.

Состояние кадрового учёта на входе. Если документов нет вообще, сначала потребуется их восстановление — это отдельная разовая работа.

В составе бухгалтерского обслуживания вместе с расчётом зарплаты выходит дешевле, чем отдельной услугой.

Опасения, которые высказывают чаще всего

«У нас три человека, зачем нам кадровое делопроизводство». Требования Трудового кодекса не зависят от численности. Микропредприятия могут отказаться от части локальных актов, если пропишут условия прямо в трудовом договоре по типовой форме, но сами документы никуда не деваются.

«Сотрудники свои, никто жаловаться не пойдёт». Пока не уволили. Большинство трудовых споров начинается именно после расставания, и там документы становятся единственным аргументом.

«Кадры может вести бухгалтер». Может, если знает трудовое право. На практике бухгалтер сильнее в расчёте зарплаты, чем в оформлении, и кадровая часть ведётся по остаточному принципу. Мы разделяем эти участки между специалистами.

С чего начать, если кадров не было вообще

Ситуация встречается чаще, чем кажется: компания работает несколько лет, сотрудники есть, а из документов — только трудовые договоры, и те по шаблону из интернета.

Начинаем с инвентаризации: кто числится, какие документы есть по каждому, что подано в фонды. Часто выясняется, что часть кадровых событий не отражена в отчётности вообще.

Дальше — базовый комплект: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных, штатное расписание, график отпусков. Все с ознакомлением сотрудников под подпись.

Приводим в порядок трудовые договоры: обязательные условия, актуальные формулировки, дополнительные соглашения там, где условия менялись.

Досдаём отчётность по пропущенным событиям, если это ещё возможно. Штрафы за прошлое отменить нельзя, но остановить накопление — да.

Восстановление кадров обычно занимает от недели до месяца в зависимости от численности и глубины запущенности.