Приём на работу в 2026 году: пошаговая инструкция

Если совсем коротко: порядок такой — собрать документы, подписать трудовой договор в двух экземплярах, ознакомить с локальными актами под подпись, издать приказ и подать в СФР форму ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня. Именно срок отчёта в фонд нарушают чаще всего, и именно за него штрафуют.

Разберём каждый шаг, а заодно испытательный срок, электронные трудовые книжки и отличия оформления у предпринимателя.

Шаг 1. Документы от сотрудника

Стандартный комплект:

• паспорт;
• СНИЛС — сейчас в виде уведомления, а не зелёной карточки;
• трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, если она электронная;
• документ об образовании — когда работа требует специальных знаний;
• документы воинского учёта — для военнообязанных;
• ИНН — формально не обязателен, но нужен для отчётности.

Для отдельных должностей добавляются справка об отсутствии судимости и медицинское заключение. Требовать документы сверх установленного перечня нельзя — например, справку о доходах с прошлой работы или согласие супруга.

Отдельная тема — предварительный медосмотр. Для водителей, работников общепита, торговли, вредных производств он обязателен, и оплачивает его работодатель до допуска к работе, а не после.

Шаг 2. Трудовой договор

Составляется в двух экземплярах: один работнику, второй остаётся у вас с подписью работника о получении своего экземпляра. Отсутствие этой подписи — типичная находка проверки.

Обязательно должно быть указано: место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты с конкретным размером оклада, режим времени, условия труда на рабочем месте, гарантии и компенсации.

Формулировка «оклад согласно штатному расписанию» не годится — размер должен стоять в договоре цифрой.

Договор оформляется не позднее трёх рабочих дней со дня фактического допуска к работе. Если человек уже работает, а бумаги не подписаны, отношения всё равно считаются трудовыми — просто с нарушением со стороны работодателя.

Срочный договор заключается только по основаниям из кодекса. Просто «чтобы легче было расстаться» — не основание, и такой договор суд признает бессрочным.

Испытательный срок: правила

Условие об испытании должно быть прямо прописано в договоре. Не прописали — работник принят без испытания, и уволить его как не прошедшего проверку нельзя.

Максимальная длительность — три месяца, для руководителей, их заместителей и главных бухгалтеров — до шести. При договоре на срок от двух до шести месяцев испытание не может превышать двух недель.

Кому испытание устанавливать нельзя: беременным и женщинам с детьми до полутора лет, несовершеннолетним, выпускникам в течение года после получения образования при первом трудоустройстве по специальности, приглашённым в порядке перевода, а также при договоре сроком до двух месяцев.

Важное про деньги: платить на испытательном сроке меньше, чем предусмотрено для должности, незаконно. Практика с пониженным окладом «на время испытания» — нарушение, хотя встречается повсеместно.

Периоды болезни и фактического отсутствия в испытательный срок не засчитываются — он продлевается на это время.

Шаг 3. Локальные акты и приказ

До подписания договора работника знакомят под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, положением о защите персональных данных, должностной инструкцией, а также с инструкциями по охране труда.

Именно «до подписания», а не после — последовательность имеет значение при споре.

Приказ о приёме издаётся на основании договора и не может ему противоречить. Ознакомить с ним работника нужно в течение трёх дней со дня начала работы.

Шаг 4. Трудовая книжка или электронные сведения

Здесь всё зависит от того, когда человек начал трудовой путь.

У тех, кто впервые устроился на работу начиная с 2021 года, бумажной книжки нет вообще — сведения ведутся только в электронном виде. Заводить бумажную книжку такому сотруднику не нужно и нельзя.

Те, кто работал раньше, могли выбрать: сохранить бумажную книжку или перейти на электронную. Если работник сохранил бумажную, вы ведёте обе формы — и книжку, и электронные сведения.

При приёме сотрудник может предъявить выписку из электронной трудовой — она заменяет книжку и подтверждает стаж.

Шаг 5. ЕФС-1 в СФР

Это шаг, на котором ошибаются чаще всего, потому что срок очень короткий.

Сведения о приёме подаются по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Не в конце месяца, не вместе с остальной отчётностью — на следующий рабочий день.

Тот же срок действует при увольнении и при переводе на другую постоянную работу. При заключении и расторжении договоров ГПХ — тоже.

За нарушение срока предусмотрен штраф за каждое застрахованное лицо, и при массовом приёме сумма набегает быстро. Особенно обидно, что сама подача занимает пару минут.

Оформление у индивидуального предпринимателя

Предприниматель как работодатель обязан делать всё то же самое: договор, приказ, локальные акты, ЕФС-1, удержание НДФЛ и уплата страховых взносов. Регистрироваться в фондах дополнительно не нужно — постановка происходит автоматически.

Разница только в объёме локальных актов: микропредприятия вправе не принимать правила внутреннего распорядка и положение об оплате труда, если включат соответствующие условия прямо в трудовой договор по типовой форме. Это законное упрощение, которым мало кто пользуется.

Особые случаи: совместители, удалёнка, иностранцы

Совместитель. Оформляется так же, но в договоре обязательно указывается, что работа является совместительством. Трудовую книжку он не приносит — запись при желании вносит основной работодатель по справке. Рабочее время ограничено половиной нормы.

Удалённый работник. Условие о дистанционной работе прописывается в договоре, там же — порядок взаимодействия и сроки ответа на сообщения. Обмен документами возможен электронно. Важно: работодатель обязан обеспечить удалённого сотрудника оборудованием либо компенсировать использование личного, и размер компенсации лучше зафиксировать в договоре.

Иностранный работник. Добавляются документы о праве на работу — разрешение или патент, полис добровольного медицинского страхования. Ключевое отличие: о заключении и расторжении договора нужно уведомить миграционное подразделение МВД в течение трёх рабочих дней. Штраф за неуведомление один из самых крупных в трудовой сфере и считается за каждого работника.

Несовершеннолетний. Требуются согласие родителя и органа опеки для младших возрастов, обязательный медосмотр, сокращённое рабочее время, запрет на испытательный срок.

Воинский учёт при приёме

Обязанность касается всех работодателей, независимо от размера. При приёме военнообязанного нужно проверить документы воинского учёта, заполнить карточку и направить сведения в военкомат.

Про этот шаг забывают чаще прочих, потому что он не связан ни с налогами, ни с зарплатой и живёт отдельно от остальной кадровой рутины. Между тем штрафы за нарушения в воинском учёте в последние годы существенно выросли.

Подробный разбор — в статье про воинский учёт в организации.

Что грозит за нарушения

Отсутствие трудового договора или подмена его гражданско-правовым — самое дорогое нарушение: штраф до 100 000 ₽ на организацию, плюс доначисление НДФЛ и взносов за весь период.

Нарушение порядка оформления — штрафы по общей статье о нарушении трудового законодательства, при повторе суммы возрастают, а руководителю грозит дисквалификация.

Опоздание с ЕФС-1 — штраф за каждого работника.

На практике бухгалтеры «Бухгалтерии от А до Я» рекомендуют завести простой чек-лист приёма и держать его у того, кто оформляет людей: почти все штрафы в кадрах — не от незнания, а от того, что забыли один шаг из шести. Кадровый учёт и отчётность берём на себя — это «Кадровый учёт».

Смежное: налоги с зарплаты и расчёт больничного.