6-НДФЛ в 2026 году: как проверить отчёт перед сдачей

Если совсем коротко: 6-НДФЛ — квартальный отчёт о налоге, удержанном с доходов физлиц. Сдают все, кто выплачивает деньги людям: и по трудовым договорам, и по ГПХ. Отчёт за квартал подаётся до 25-го числа следующего месяца, годовой — до 25 февраля. Перед отправкой его стоит прогнать по контрольным соотношениям, иначе придёт требование.

Разберём, кто сдаёт, в какие сроки, как устроен отчёт, какие равенства проверять и что делать при расхождении.

Что такое 6-НДФЛ и кто его сдаёт

Это расчёт сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом. Налоговый агент — любая организация или предприниматель, которые выплачивают доход физлицам.

Сдают все, у кого были выплаты: зарплата, отпускные, больничные, вознаграждение по договорам ГПХ, материальная помощь, дивиденды. Даже если сотрудник один и это сам директор.

Если выплат в течение года не было вообще, отчёт не сдаётся — обязанность налогового агента не возникает. Но если выплаты были хотя бы в одном квартале, отчитываться придётся до конца года: расчёт заполняется нарастающим итогом.

Нулевой 6-НДФЛ формально не требуется, однако многие сдают его добровольно, чтобы у инспекции не возникло вопросов и она не заблокировала счёт по ошибке.

Сроки сдачи 6-НДФЛ

Расчёт квартальный, заполняется нарастающим итогом с начала года:

• за первый квартал — до 25 апреля;
• за полугодие — до 25 июля;
• за девять месяцев — до 25 октября;
• за год — до 25 февраля следующего года.

Если срок выпадает на выходной, он переносится на ближайший рабочий день.

При численности от 10 человек отчёт сдаётся только электронно. За задержку более чем на 20 рабочих дней инспекция вправе заблокировать расчётный счёт — и это происходит автоматически.

Не путайте сроки отчёта со сроками уведомлений по налогу: уведомления об исчисленных суммах НДФЛ подаются дважды в месяц, и это отдельная обязанность со своими датами.

Как устроен отчёт

Расчёт состоит из двух разделов, и путаница между ними — источник половины ошибок.

Раздел 1 — про удержанный налог и сроки его перечисления. Здесь данные за последний квартал, а не с начала года.

Раздел 2 — обобщённые суммы: доходы, вычеты, исчисленный и удержанный налог, число получателей дохода. Здесь всё нарастающим итогом с начала года.

В годовой расчёт дополнительно включаются справки о доходах по каждому физлицу — те самые, что раньше сдавались отдельной формой 2-НДФЛ. Отдельно они больше не подаются, но работнику по заявлению выдаются в виде справки.

Разделы заполняются отдельно по каждой ставке налога. С учётом действующей прогрессивной шкалы у компаний с высокими зарплатами таких блоков становится несколько.

Ключевые контрольные соотношения

Контрольные соотношения — это равенства, по которым налоговая автоматически проверяет отчёт. ФНС публикует их актуальный перечень письмами, и перед сдачей полезно свериться с последней версией: список меняется вместе с формой.

Что проверять в первую очередь:

• Исчисленный налог сходится с расчётом от базы. Сумма дохода за вычетом вычетов, умноженная на ставку, должна давать исчисленный налог. Небольшое расхождение допустимо за счёт округления по каждому физлицу.
• Вычеты не превышают доход. Отрицательной базы быть не может.
• Удержанный налог не больше исчисленного в пределах логики выплат.
• Сумма по срокам перечисления в разделе 1 сходится с удержанным налогом за квартал.
• Число физлиц соответствует количеству справок в годовом расчёте.

Связь 6-НДФЛ с расчётом по страховым взносам

Налоговая сверяет отчёты между собой, и это отдельная категория соотношений.

Базовая логика: сумма начисленного дохода в 6-НДФЛ сопоставляется с базой в расчёте по страховым взносам за тот же период. Полного совпадения быть не должно — есть выплаты, которые облагаются НДФЛ, но не облагаются взносами, и наоборот. Классические примеры: дивиденды попадают в 6-НДФЛ, но не в РСВ; больничное пособие облагается НДФЛ, но взносами не облагается.

Поэтому задача не в том, чтобы цифры сошлись, а в том, чтобы разницу можно было объяснить одной строкой. Если объяснения нет — скорее всего, где-то ошибка.

Отдельно сверяется среднесписочная численность и число физлиц, получавших доход.

Что будет, если соотношения не сойдутся

Отчёт примут, но инспекция направит требование о представлении пояснений. Ответить нужно в течение пяти рабочих дней.

Если расхождение объяснимо, достаточно пояснительной записки с расшифровкой. Если это ошибка — подаётся уточнённый расчёт.

Игнорировать требование нельзя: за непредставление пояснений предусмотрен штраф, а систематические расхождения приводят к вызову на комиссию.

Отдельный штраф грозит за недостоверные сведения в самом расчёте. Он небольшой, но начисляется за каждый документ с ошибкой.

Как отражать разные виды выплат

Больше всего вопросов вызывает не арифметика, а то, в каком периоде показывать выплату.

Общее правило: доход отражается в том периоде, в котором он фактически получен, а не начислен. Для зарплаты датой получения дохода считается день выплаты — поэтому декабрьская зарплата, выплаченная в январе, попадает уже в следующий год.

Отпускные и больничные отражаются по дате фактической выплаты, а не по периоду отдыха или болезни.

Вознаграждение по ГПХ — по дате перечисления исполнителю, включая аванс по договору.

Дивиденды показываются отдельным блоком, поскольку по ним своя логика налогообложения.

Натуральный доход — подарки дороже необлагаемого лимита, оплата за работника питания или обучения в его интересах. Налог удерживается из ближайшей денежной выплаты, а если удержать не с чего, это отражается в отчёте отдельно.

Когда и как подавать уточнённый расчёт

Уточнёнка нужна, если в сданном отчёте занижен налог или указаны недостоверные сведения. Подавать её лучше самостоятельно, до того как ошибку найдёт инспекция: тогда при доплате налога и пеней штрафа за недостоверные сведения можно избежать.

Уточнённый расчёт подаётся за тот период, в котором была ошибка. Поскольку разделы заполняются нарастающим итогом, ошибка первого квартала тянет за собой корректировку всех последующих отчётов года.

Если ошибка только в справке о доходах конкретного работника, корректируется именно эта справка, а не весь расчёт целиком.

Отдельно про переплату: излишне удержанный у работника налог возвращает работодатель по его заявлению, а не налоговая напрямую. Это тоже отражается в отчёте.

Частые ошибки

Путают периоды разделов. В первый раздел ставят данные нарастающим итогом вместо квартальных.

Не отражают выплаты по ГПХ. Вознаграждение подрядчику — такой же доход физлица, он должен быть в отчёте.

Забывают про натуральный доход и подарки. Подарок дороже необлагаемого лимита формирует налоговую базу.

Сдают по неверному месту учёта. При наличии обособленных подразделений расчёт подаётся с учётом их регистрации.

Не проверяют отчёт до отправки. Большинство расхождений видно на этапе выгрузки — учётные программы умеют прогонять контрольные соотношения сами.

На практике бухгалтеры «Бухгалтерии от А до Я» проверяют 6-НДФЛ вместе с расчётом по взносам одним заходом, до отправки обоих: разбираться с требованием потом дольше, чем свериться заранее.

Смежные материалы: расчёт зарплаты, когда с выплат не нужно платить НДФЛ и взносы и штатное расписание.