УПД в 2026 году: что это, статусы 1 и 2 и чем отличается от счёта-фактуры

12.08.2026 Автор: Ольга Лебедева, главный бухгалтер, опыт более 20 лет

Если совсем коротко: УПД — это универсальный передаточный документ, который может заменить сразу два: счёт-фактуру и накладную (или акт). Статус 1 — с функцией счёта-фактуры (для плательщиков НДС), статус 2 — только первичка (для тех, кто НДС не платит). Применять УПД необязательно, но он сокращает документооборот вдвое. С 2026 года в форме появились изменения по счёту-фактуре и ставке НДС 22%.

УПД придумали, чтобы упростить оформление сделок: вместо пачки документов — один. Разберём, как он устроен, чем отличается от счёта-фактуры и что поменялось в 2026 году.

Что такое УПД

Универсальный передаточный документ (УПД) — это первичный документ, рекомендованный ФНС письмом от 21.10.2013. Его смысл в том, что он объединяет в себе счёт-фактуру и первичный документ на отгрузку — накладную или акт. Применять УПД необязательно: компания сама решает, использовать его или работать привычными документами по отдельности.

Статусы 1 и 2

Главное в УПД — его статус, он указывается в левом верхнем углу:

Статус 1 — УПД работает и как счёт-фактура, и как первичный документ (накладная/акт). Его используют плательщики НДС. В нём заполняют все реквизиты счёта-фактуры.
Статус 2 — УПД работает только как первичный документ, без счёта-фактуры. Его применяют те, кто не платит НДС: например, ИП и компании на УСН без НДС.

Чем отличается от счёта-фактуры

Счёт-фактура — это только налоговый документ, нужный для расчёта и вычета НДС. Он не подтверждает сам факт передачи товара. А УПД со статусом 1 совмещает счёт-фактуру и накладную (или акт): один документ закрывает и НДС, и отгрузку. Поэтому вместо двух бумаг оформляется одна — документооборот сокращается вдвое.

Что изменилось в 2026 году

С 2026 года форма УПД обновилась вслед за счётом-фактурой:

появилась строка 5б — для реквизитов авансового счёта-фактуры;
ИП теперь указывают ОГРНИП и дату его присвоения;
в документах со статусом 1 отражают новую ставку НДС 22%.

Про саму новую ставку мы рассказали в статье «НДС 22% с 2026 года». Для электронного обмена применяют формат 5.03 — более старые форматы ФНС уже не принимает. На УПД со статусом 2 эти изменения не распространяются.

Электронный УПД и подпись

Если вы перешли на ЭДО, УПД оформляют в формате 5.03 и подписывают электронной подписью. Для маркированных и прослеживаемых товаров электронный УПД по сути обязателен — через него передают коды маркировки. Как устроен электронный документооборот, читайте в статье «Что такое ЭДО и обязателен ли он в 2026 году».

Ошибки в статусе УПД или в реквизитах счёта-фактуры внутри него ведут к отказу в вычете НДС и спорам с налоговой. Мы ведём учёт и следим за корректным оформлением первичных документов — подробнее на странице «Ведение бухгалтерии».

Частые вопросы

Что такое УПД?

УПД — универсальный передаточный документ. Это первичный документ, который может объединять в себе сразу два: счёт-фактуру и накладную (или акт). Вместо того чтобы выставлять покупателю два отдельных документа, продавец оформляет один УПД. Он рекомендован ФНС ещё в 2013 году, но применять его или нет — компания решает сама, это не обязательный документ.

Чем статус 1 отличается от статуса 2 в УПД?

Статус указывают в левом верхнем углу документа. Статус 1 — УПД работает и как счёт-фактура, и как первичный документ (накладная/акт); его используют плательщики НДС. Статус 2 — УПД работает только как первичный документ, без функции счёта-фактуры; его применяют те, кто не платит НДС, например ИП и компании на УСН без НДС.

Чем УПД отличается от счёта-фактуры?

Счёт-фактура — это налоговый документ только для расчёта НДС. УПД со статусом 1 включает в себя счёт-фактуру и одновременно заменяет накладную или акт, то есть один УПД закрывает и НДС, и факт отгрузки. Это сокращает документооборот вдвое: вместо счёта-фактуры плюс накладной оформляется один документ.

Что изменилось в УПД в 2026 году?

С 2026 года в форме появились изменения, связанные со счётом-фактурой: новая строка 5б для реквизитов авансового счёта-фактуры, а для ИП — указание ОГРНИП. В документах со статусом 1 отражают новую ставку НДС 22%. Для электронного обмена применяют формат 5.03 — старые форматы ФНС больше не принимает. На УПД со статусом 2 эти изменения не влияют.

Обязателен ли электронный УПД?

Сам УПД необязателен — можно работать обычными накладными, актами и счетами-фактурами. Но если вы перешли на ЭДО и оформляете отгрузку электронно, УПД используют в утверждённом формате 5.03. А для маркированных и прослеживаемых товаров электронный УПД фактически обязателен: именно через него передают коды маркировки и сведения о прослеживаемости.

Кто подписывает УПД?

Бумажный УПД подписывают руководитель и главный бухгалтер или уполномоченные лица. Электронный УПД подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью; если это делает сотрудник, а не руководитель, потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД). Со стороны покупателя факт приёмки тоже подтверждается подписью ответственного лица.