Бухгалтер уволился: что делать, чтобы не сорвать отчётность
Если совсем коротко: в первые же дни отзовите машиночитаемую доверенность бухгалтера, смените пароли от банка, личного кабинета налоговой и учётной программы, заберите базу 1С и документы по акту и выпишите ближайшие сроки отчётности. По закону учёт организует руководитель — даже если бухгалтера нет ни дня, отвечать за сроки будете вы. Дальше есть три пути: нанять нового бухгалтера, вести учёт самому или передать его на аутсорсинг. В «Бухгалтерии от А до Я» мы часто принимаем дела именно в такой момент — когда предыдущий бухгалтер ушёл, а до ближайшего срока пара недель.
Бухгалтер уволился: кто теперь отвечает за учёт
Вы. Закон о бухгалтерском учёте прямо говорит: ведение учёта и хранение документов организует руководитель (часть 1 статьи 7 Федерального закона № 402-ФЗ). Уход бухгалтера эту обязанность не снимает — штрафы за просроченную отчётность придут компании, а не уволившемуся сотруднику.
Хорошая новость: малому бизнесу закон разрешает вести учёт самому руководителю или передать его внешней компании по договору. Поэтому паниковать не нужно — нужно быстро закрыть несколько дыр.
Первым делом отзовите машиночитаемую доверенность
Это самый недооценённый риск. Машиночитаемая доверенность, или МЧД, — электронный документ, который даёт бухгалтеру право подписывать отчёты и документы за компанию своей электронной подписью.
Ловушка в том, что аннулировать саму подпись бухгалтера недостаточно. Пока доверенность действует, бывший сотрудник может выпустить новую подпись и снова подписывать документы от имени компании. Бывали случаи, когда уволенный специалист подписывал договор после ухода, а компания узнавала об этом по последствиям.
- Как отозвать: подать в налоговую заявление об отзыве в электронном виде и подписать его электронной подписью руководителя. Формат заявления утверждён приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@. Если доверенность выпускали в сервисе оператора, отзовите её там же.
- Как проверить: статус доверенности виден в реестре на сайте ФНС — после отзыва у неё появится отметка «отозвана».
Что забрать у бухгалтера при увольнении
Документы и базы принадлежат компании, а не бухгалтеру. Лучше забрать всё по списку и оформить передачу актом, чем потом восстанавливать по кусочкам.
| Что забрать | Зачем это нужно |
|---|---|
| Актуальную базу 1С или другой учётной программы | Без неё новый бухгалтер начнёт с нуля |
| Первичные документы, договоры, акты сверки | Их нужно хранить не меньше 5 лет, и они понадобятся при любой проверке |
| Логины и пароли: банк, личный кабинет налоговой, СФР, ЭДО | Чтобы не потерять доступ и сразу сменить пароли |
| Список сданной и несданной отчётности | Чтобы понять, что горит прямо сейчас |
| Календарь платежей и уведомлений | Чтобы не пропустить ближайшие сроки |
| Переписку с налоговой: требования, ответы, уведомления | Чтобы не пропустить срок ответа на требование |
| Кадровые документы и расчёты зарплаты | Чтобы вовремя начислить зарплату и сдать отчёты по сотрудникам |
Срок хранения — не меньше пяти лет после года, в котором документы последний раз использовались для отчётности (статья 29 Федерального закона № 402-ФЗ). Если бухгалтер хранил документы у себя, их нужно вернуть.
Как принять дела от бухгалтера
Удобнее всего — актом приёма-передачи. В нём перечисляют документы, базы, доступы и незакрытые вопросы, и его подписывают обе стороны. Если бухгалтер ещё отрабатывает две недели, начните передачу сразу, а не в последний день.
Попросите уходящего бухгалтера устно или письменно рассказать, что сейчас «в работе»: какие требования налоговой без ответа, какие сверки не закрыты, какие платежи висят. Это полчаса разговора, который сэкономит недели.
Как не пропустить ближайшие сроки
Выпишите всё, что нужно сдать и оплатить в ближайшие полтора-два месяца. Самый плотный срок этой осени — 26 октября 2026 года: уведомления по авансу УСН за девять месяцев, по взносам за сентябрь и по НДФЛ. Подробнее о них — в статье про уведомления об исчисленных налогах.
Если не уверены, что всё сдано, закажите в налоговой справку о состоянии расчётов — она покажет долги и переплаты. А список сданных отчётов виден в личном кабинете налогоплательщика.
Кому передать учёт после ухода бухгалтера
| Вариант | Когда подходит | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| Нанять нового бухгалтера в штат | Большой документооборот, нужен человек в офисе каждый день | Поиск займёт время, а сроки не ждут. Плюс налоги и взносы с зарплаты, отпуск и больничный |
| Вести учёт самому | Небольшой ИП или ООО с простыми операциями | Закон это разрешает, но ошибки и штрафы — целиком на вас |
| Передать на аутсорсинг | Нужен результат без поиска сотрудника | Работа по договору, учёт не останавливается при отпуске или болезни одного специалиста |
Что делать, если бухгалтер пропал и ничего не передал
Такое тоже бывает: человек перестал выходить на связь, база не отдана, пароли неизвестны. Порядок действий:
- восстановите доступы: банк и личный кабинет налоговой — через руководителя, пароли сразу смените;
- отзовите машиночитаемую доверенность бухгалтера;
- запросите выписки в банке и справку о расчётах с налоговой — это скелет, по которому восстанавливают учёт;
- восстановите учёт за период, который бухгалтер вёл, и сдайте всё, что не сдано.
Если за это время отчётность уже не сдана, разберитесь, что будет за несданную отчётность и как всё исправить. Если учёт уже запущен, начните с восстановления бухгалтерского учёта. Если хочется, чтобы такое больше не повторилось, — посмотрите на бухгалтерское обслуживание: учёт ведёт команда, и уход одного человека его не останавливает. А если бухгалтер в офисе вам не нужен, удалённый бухгалтер примет дела дистанционно и продолжит с того места, где остановился предыдущий.