Первичные документы в 2026: перечень и реквизиты

17.08.2026 Автор: Ольга Лебедева, главный бухгалтер, опыт более 20 лет

Если совсем коротко: первичные документы — это то, чем оформляют каждую хозяйственную операцию: накладные, акты, чеки, кассовые ордера, авансовые отчёты. На их основании ведут учёт. По закону № 402-ФЗ у первичного документа семь обязательных реквизитов; без них его могут не принять. Формы можно использовать свои, а хранить документы нужно не менее 5 лет.

Первичка — фундамент всего учёта: нет правильно оформленного документа, значит, операцию нельзя отразить в учёте и признать расход. Разберём, что относится к первичным документам и как их правильно оформлять.

Что такое первичные документы

Первичный документ оформляет факт хозяйственной жизни — любую операцию бизнеса: продажу, покупку, выдачу денег под отчёт, оказание услуги. На основании первички операции попадают в бухгалтерский и налоговый учёт. Эта обязанность закреплена статьёй 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

Какие документы относятся к первичным

Самые распространённые:

накладная (например, ТОРГ-12);
акт выполненных работ или оказанных услуг;
УПД (универсальный передаточный документ);
кассовый чек, товарный чек;
приходный и расходный кассовые ордера;
авансовый отчёт;
платёжное поручение.

Важно: счёт-фактура — это не первичный документ, а отдельный налоговый документ для расчёта НДС. Договор сам по себе тоже не является первичкой.

Обязательные реквизиты

По статье 9 закона № 402-ФЗ первичный документ должен содержать семь реквизитов:

наименование документа;
дату составления;
наименование организации или ИП;
содержание факта хозяйственной жизни;
величину измерения (сумму, количество) с единицами;
должности ответственных лиц;
их подписи с фамилиями и инициалами.

Если хотя бы одного обязательного реквизита нет, налоговая может не принять документ, а расход — не признать.

Свои формы и электронная первичка

С 2013 года унифицированные формы (кроме кассовых и банковских) необязательны — можно разработать свои бланки с обязательными реквизитами и закрепить их в учётной политике. Многие по привычке продолжают использовать унифицированные формы, и это допустимо.

Электронный первичный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному. Правила работы с электронной первичкой устанавливает стандарт ФСБУ 27/2021. Один из примеров электронной первички — УПД, о котором мы рассказали в статье «УПД в 2026 году».

Сколько хранить

Первичные документы хранят не менее 5 лет после отчётного года — этого требуют и закон о бухучёте, и Налоговый кодекс. С 2024 года хранить их нужно на территории России. Если документ участвует в судебном споре, срок продлевается до вынесения решения.

Ошибки и пробелы в первичке — самая частая причина доначислений на проверках: расход без правильного документа налоговая просто снимает. Мы ведём учёт и следим, чтобы вся первичка была оформлена без ошибок, — подробнее на странице «Ведение бухгалтерии».

Читайте также: бухгалтерская отчётность.

Читайте также: путевой лист и акт выполненных работ.

Читайте также: ФСБУ 27/2021 о документообороте.

Читайте также: валютный контроль.

Частые вопросы

Что такое первичные документы?

Первичные документы (первичка) — это документы, которыми оформляют каждый факт хозяйственной жизни: продажу, покупку, выдачу денег, оказание услуги. Именно на их основании операции отражают в бухгалтерском и налоговом учёте. Требование подтверждать каждую операцию первичным документом установлено статьёй 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

Какие документы относятся к первичным?

Накладная (например, ТОРГ-12), акт выполненных работ или оказанных услуг, УПД, кассовый чек, приходный и расходный кассовые ордера, авансовый отчёт, платёжное поручение, товарный чек. Счёт-фактура первичным документом не считается — это отдельный налоговый документ для расчёта НДС. Договор тоже сам по себе не первичный документ.

Какие обязательные реквизиты у первичного документа?

По статье 9 закона № 402-ФЗ их семь: наименование документа; дата составления; наименование организации или ИП; содержание факта хозяйственной жизни; величина измерения (сумма, количество) с единицами; должности ответственных лиц; их подписи с фамилиями и инициалами. Если хотя бы одного обязательного реквизита нет, документ может быть не принят к учёту.

Можно ли использовать свои формы первичных документов?

Да. С 2013 года унифицированные формы (кроме кассовых и банковских) необязательны. Организация вправе разработать собственные бланки — главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты из статьи 9 закона № 402-ФЗ. Выбранные формы закрепляют в учётной политике. Многие по привычке продолжают использовать привычные унифицированные бланки — это тоже допустимо.

Сколько хранить первичные документы?

Не менее 5 лет после отчётного года — такой срок установлен и законом о бухучёте (№ 402-ФЗ), и Налоговым кодексом. Если документ участвует в судебном споре, его хранят до вынесения решения, даже если 5 лет уже прошло. С 2024 года первичные документы нужно хранить на территории России. Хранить можно как в бумажном, так и в электронном виде.

Имеют ли электронные первичные документы юридическую силу?

Да, полностью. Электронный первичный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному с собственноручной подписью. Порядок работы с электронной первичкой устанавливает стандарт ФСБУ 27/2021. Электронные кассовые чеки также приравнены к бумажным. Это позволяет полностью отказаться от бумаги при переходе на ЭДО.