Инвентаризация в 2026 году: порядок, сроки, документы

Если совсем коротко: инвентаризация — это сверка того, что записано в учёте, с тем, что есть на самом деле. Раз в год перед годовой отчётностью она обязательна для всех организаций. С 1 апреля 2025 года действует ФСБУ 28/2023, который впервые собрал правила инвентаризации в один стандарт. Излишки приходуют как доход, недостачи списывают на виновных или в расходы.

Разберём, когда инвентаризация обязательна, кто её проводит, какие документы оформляют и что делать с расхождениями — потому что именно на них обычно всё и застревает.

Зачем нужна инвентаризация

Смысл простой: учёт со временем расходится с реальностью. Товар бьётся и портится, инструмент теряется, оборудование списали физически, а в базе оно числится. Инвентаризация приводит цифры в соответствие с фактом.

Для бизнеса это ещё и способ увидеть, что происходит на складе. Расхождения показывают не только ошибки учёта, но и проблемы с сохранностью: если каждый год «теряется» одна и та же позиция, вопрос уже не к бухгалтеру.

С 2025 года порядок регулирует ФСБУ 28/2023. До него правила были разбросаны по методическим указаниям 1995 года, и многое приходилось додумывать.

Когда инвентаризация обязательна

Стандарт называет случаи, когда провести её нужно независимо от желания компании:

• перед составлением годовой отчётности — основной случай, касается всех
• при смене материально ответственного лица
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи
• в случае стихийного бедствия, пожара, аварии
• при реорганизации или ликвидации организации
• при передаче имущества в аренду, продаже или выкупе
• при выявлении фактов недостоверности данных учёта

Годовую инвентаризацию можно проводить не в декабре: основные средства разрешено проверять раз в три года, а по остальному имуществу проверка допускается начиная с 1 октября. Это удобно, потому что в конце декабря склад обычно загружен работой.

Кто проводит и как оформляется

Инвентаризацию проводит комиссия, состав которой утверждает руководитель приказом. В неё входят представители администрации, бухгалтерии и специалисты — например, инженер или кладовщик с другого участка.

Материально ответственное лицо в комиссию не входит, но обязательно присутствует при проверке. До начала оно даёт расписку, что все документы сданы в бухгалтерию, а ценности оприходованы.

Важное правило: отсутствие даже одного члена комиссии делает результаты недействительными. Это классическое основание, по которому суд отменяет взыскание недостачи с сотрудника.

Документы оформляются последовательно:

• приказ о проведении инвентаризации — состав комиссии, сроки, что проверяем
• инвентаризационные описи — фактическое наличие
• сличительные ведомости — если нашли расхождения
• протокол или акт с решением комиссии
• приказ руководителя об утверждении результатов

Что проверяют

Инвентаризации подлежит не только то, что лежит на складе:

Про дебиторскую и кредиторскую задолженность забывают чаще всего, а именно там обычно и висят самые старые проблемы: долги, которые уже не взыскать, и обязательства перед контрагентами, которых давно нет.

Что делать с излишками

Излишки — это когда по факту больше, чем в учёте. Их приходуют по справедливой стоимости на дату инвентаризации и признают прочим доходом.

Пример. При пересчёте склада нашли 30 единиц товара сверх учёта, справедливая стоимость — 400 ₽ за штуку. Приходуем 12 000 ₽ и включаем в прочие доходы. В налоговом учёте это внереализационный доход, с которого платится налог.

Момент, который удивляет: с излишков придётся заплатить налог, хотя денег компания не получила. Логика в том, что имущество появилось, а значит есть экономическая выгода.

Что делать с недостачами

Порядок зависит от того, есть ли виновное лицо и как оформлена ответственность.

• Недостача в пределах норм естественной убыли — списывается на расходы. Нормы установлены для продуктов, топлива, сыпучих материалов.
• Виновное лицо установлено — сумма взыскивается с него. По общему правилу в пределах среднего месячного заработка, а в полном размере — только при полной материальной ответственности или в случаях, прямо названных в Трудовом кодексе.
• Виновных нет или суд отказал во взыскании — списывается в прочие расходы. В налоговом учёте признать такой расход можно только при документальном подтверждении отсутствия виновных, например справкой из полиции.

На практике бухгалтеры «Бухгалтерии от А до Я» видят одну и ту же ошибку: недостачу удерживают из зарплаты приказом, не проверив, оформлен ли договор о полной материальной ответственности и не превышает ли сумма средний заработок. Такое удержание сотрудник оспаривает без труда.

Пересортица: когда можно зачесть

Ситуация, когда по одной позиции излишек, а по другой недостача — например, перепутали похожие артикулы. Зачёт допускается, но только при одновременном соблюдении условий:

• за один и тот же проверяемый период
• у одного материально ответственного лица
• по товарам одного наименования
• в тождественных количествах

Если условия не выполняются, излишек приходуется как доход, а недостача списывается отдельно. Зачесть «в целом по складу» нельзя, хотя соблазн велик.

Как оформить итоги

Результаты отражаются в учёте того периода, в котором инвентаризация завершена. Для годовой — в годовой отчётности.

Комиссия составляет протокол с выводами и предложениями, руководитель утверждает результаты приказом. Без утверждающего приказа проводки делать нельзя: формально решение не принято.

Документы инвентаризации хранятся не менее пяти лет, а по имуществу, которое было предметом спора, — дольше.

Пять ошибок, из-за которых результаты аннулируют

• Неполный состав комиссии. Один человек не пришёл — вся инвентаризация недействительна.
• Материально ответственное лицо не присутствовало или не дало расписку до начала.
• Описи заполнены задним числом или подписаны не всеми членами комиссии.
• Расхождения не оформлены сличительной ведомостью, а сразу проведены в учёте.
• Результаты не утверждены приказом руководителя.

Каждая из этих ошибок — готовое основание для сотрудника оспорить взыскание недостачи, а для налоговой — снять расходы на списание.

Инвентаризация — процедура, где важна форма: неверно оформленные документы обесценивают всю работу. Если нужно, чтобы результаты корректно легли в учёт и отчётность, мы ведём этот участок в составе обслуживания — бухгалтерское обслуживание. А если инвентаризация вскрыла, что учёт давно разошёлся с реальностью, начинать логично с восстановления учёта.

Читайте также: основные средства и бухгалтерская отчётность.

Читайте также: дебиторская задолженность.