Раздельный учёт в 2026 году: НДС, режимы, целевые средства

16.08.2026 Автор: Ольга Лебедева, главный бухгалтер, опыт более 20 лет

Если совсем коротко: раздельный учёт нужен, когда у компании есть операции с разными правилами налогообложения: облагаемые и необлагаемые НДС, разные налоговые режимы, целевое финансирование. Без него нельзя принять НДС к вычету и подтвердить расходы. Порядок ведения компания разрабатывает сама и закрепляет в учётной политике — готовой методики в кодексе нет.

Разберём три основных случая, когда раздельный учёт обязателен, как считать пропорцию по НДС и что за «правило пяти процентов», которое многие понимают неправильно.

Когда раздельный учёт обязателен

Три основные ситуации:

Облагаемые и необлагаемые НДС операции. Компания продаёт товары с НДС и одновременно оказывает услуги, освобождённые от налога, — например, медицинские или образовательные.
Совмещение налоговых режимов. Классика — ИП на УСН и патенте одновременно.
Целевое финансирование. Гранты, субсидии, средства дольщиков — они не облагаются налогом, но только при раздельном учёте.

Есть и менее очевидные случаи: экспорт со ставкой 0%, операции с разными ставками налога на прибыль, деятельность в особых экономических зонах.

Раздельный учёт по НДС

Самый распространённый и самый спорный случай. Логика такая: входной НДС можно принять к вычету только по той части, которая относится к облагаемым операциям.

Входной налог делится на три группы:

По облагаемым операциям — принимается к вычету полностью
По необлагаемым — включается в стоимость товаров, работ, услуг
По общим расходам — аренда офиса, связь, бухгалтерия — делится пропорционально

Третья группа и создаёт всю сложность, потому что её нужно распределять расчётом.

Как считать пропорцию

Пропорция определяется по выручке за квартал:

Доля вычета = выручка от облагаемых операций (без НДС) ÷ общая выручка (без НДС)

Пример. За квартал компания получила 8 000 000 ₽ от облагаемых операций и 2 000 000 ₽ от освобождённых. Общий входной НДС по аренде и коммунальным услугам — 300 000 ₽.

Доля облагаемых: 8 000 000 ÷ 10 000 000 = 0,8, то есть 80%
К вычету: 300 000 × 0,8 = 240 000 ₽
В стоимость услуг: 300 000 × 0,2 = 60 000 ₽

Считается пропорция за тот квартал, в котором приняты к учёту товары и услуги. По основным средствам и НМА, принятым в первом или втором месяце квартала, разрешено считать по данным этого месяца.

Правило пяти процентов

Норма, которую понимают неправильно чаще всего. Она звучит так: если доля расходов на необлагаемые операции не превышает 5% от общей суммы расходов за квартал, весь входной НДС можно принять к вычету.

Два момента, на которых спотыкаются:

Считается по расходам, а не по выручке. Частая ошибка — брать долю необлагаемой выручки. Норма про расходы.
Раздельный учёт всё равно нужно вести. Правило освобождает от распределения входного НДС, но не от самого раздельного учёта — иначе вы не докажете, что уложились в 5%.

На практике бухгалтеры «Бухгалтерии от А до Я» видят, что компании применяют правило по памяти, не считая долю каждый квартал. А она меняется, и в каком-то квартале порог может быть превышен — тогда весь вычет за период под вопросом.

Раздельный учёт при совмещении режимов

Второй по частоте случай — ИП совмещает УСН и патент. Здесь раздельно учитывают:

Доходы — по каждому режиму отдельно, иначе не посчитать налог и не проверить лимиты
Расходы — прямые относятся напрямую, общие распределяются пропорционально доходам
Страховые взносы за сотрудников — распределяются так же, если работники заняты в обеих деятельностях
Численность работников — для контроля лимитов по каждому режиму

Пропорция для распределения общих расходов считается нарастающим итогом с начала года — это отличается от порядка по НДС, где берётся квартал.

Целевое финансирование

Гранты, субсидии и целевые поступления не облагаются налогом на прибыль, но только при выполнении условия: получатель ведёт раздельный учёт доходов и расходов по целевым средствам.

Если раздельного учёта нет, вся сумма целевого финансирования включается во внереализационные доходы и облагается налогом. Это прямая норма кодекса, и спорить с ней бесполезно.

На практике учёт организуют через отдельные субсчета и аналитику по каждому источнику финансирования. Дополнительно нужен отчёт о целевом использовании — он входит в состав бухгалтерской отчётности.

Как организовать на практике

Готовой методики в законодательстве нет: компания разрабатывает порядок сама и закрепляет в учётной политике. Обычно это делают через:

отдельные субсчета к счетам учёта доходов, расходов и НДС
аналитику по видам деятельности или источникам финансирования
отдельные регистры и справки-расчёты для распределения

В учётной политике нужно описать: какие операции разделяем, по каким счетам ведём аналитику, как считаем пропорцию, за какой период, какие документы оформляем. Формулировка «ведём раздельный учёт в соответствии с НК РФ» не работает — это не методика.

Что бывает без раздельного учёта

По НДС — теряется право на вычет по общим расходам целиком. Не частично, а полностью.
По целевому финансированию — вся сумма попадает в доходы и облагается налогом на прибыль.
При совмещении режимов — налоговая пересчитает всё по общему режиму, если не сможет разделить.
Штраф за грубое нарушение правил учёта, если это привело к занижению налога.

Раздельный учёт — участок, где методика важнее самих проводок: без описанного в учётной политике порядка даже правильные цифры не защитят при проверке. Если у вас есть необлагаемые операции, совмещение режимов или целевые средства, стоит проверить, как это оформлено, — аудит бухгалтерского учёта. Вести такой учёт целиком мы можем в составе бухгалтерского обслуживания.

Частые вопросы

Когда нужен раздельный учёт по НДС?

Когда у компании есть одновременно облагаемые и необлагаемые НДС операции. Тогда входной налог делится на три части: по облагаемым — к вычету полностью, по необлагаемым — в стоимость, по общим расходам вроде аренды и связи — пропорционально выручке за квартал.

Как работает правило пяти процентов?

Если доля расходов на необлагаемые операции не превышает 5% от общей суммы расходов за квартал, весь входной НДС можно принять к вычету. Два подвоха: считается по расходам, а не по выручке, и раздельный учёт всё равно вести нужно — иначе нечем доказать, что вы уложились в порог.

Как разделять учёт при совмещении УСН и патента?

Раздельно учитывают доходы по каждому режиму, прямые расходы относят напрямую, а общие распределяют пропорционально доходам нарастающим итогом с начала года. Так же распределяют страховые взносы за сотрудников, занятых в обеих деятельностях, и следят за численностью для контроля лимитов.

Что будет, если не вести раздельный учёт?

По НДС теряется право на вычет по общим расходам целиком, а не частично. По целевому финансированию вся сумма включается во внереализационные доходы и облагается налогом на прибыль. При совмещении режимов налоговая пересчитает всё по общему режиму. Плюс штраф за грубое нарушение правил учёта, если занижен налог.

Где описать методику раздельного учёта?

В учётной политике. Готовой методики в законодательстве нет — компания разрабатывает порядок сама. Нужно указать, какие операции разделяем, по каким счетам ведём аналитику, как считаем пропорцию и за какой период. Фраза «ведём раздельный учёт в соответствии с НК РФ» методикой не является и при проверке не защитит.

Нужен ли раздельный учёт при получении гранта?

Да, обязательно. Целевые поступления не облагаются налогом на прибыль только при условии раздельного учёта доходов и расходов по ним. Если учёта нет, вся сумма гранта включается во внереализационные доходы. Обычно организуют через отдельные субсчета и аналитику по каждому источнику финансирования.