ЭТрН с 1 сентября 2026: кому обязательно, сколько стоит и что делать прямо сейчас

Если совсем коротко: с 1 сентября 2026 года транспортная накладная оформляется только в электронном виде — это ЭТрН. Но касается это не всех: накладная нужна там, где есть договор перевозки. Если вы возите свой товар своей машиной и отдельного перевозчика не нанимаете, ЭТрН вам не нужна. А штрафовать за неё до 1 марта 2027 года не будут.

Разберём по-человечески. ЭТрН — электронная транспортная накладная, тот же самый документ, что раньше был бумажным бланком в трёх экземплярах, только теперь это файл, который стороны подписывают электронной подписью. ЭПД — электронные перевозочные документы, более широкое понятие: сюда входит сама накладная, заказ-заявка, экспедиторские документы, путевой лист. ГИС ЭПД — государственная система, куда все эти документы стекаются, чтобы их видели налоговая и контролирующие органы. На практике бухгалтеры «Бухгалтерии от А до Я» предупреждают: главная ошибка сейчас — паника и спешное подключение к оператору теми, кому накладная вообще не нужна по закону.

Что изменилось с 1 сентября 2026 года

Обязанность ввёл Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который поправил закон о транспортно-экспедиционной деятельности. До 1 сентября 2026 года электронная накладная была делом добровольным и требовала согласия всех сторон сделки. С 1 сентября бумажная накладная перестаёт заменять электронную.

Правила обмена утверждены постановлением Правительства от 21.04.2026 № 446 — оно действует с 1 сентября 2026 по 1 сентября 2032 года. Перечень случаев, когда бумага всё-таки допустима, определяет Минтранс отдельно по каждому виду транспорта.

Переход касается автомобильных, железнодорожных и воздушных грузоперевозок. В электронный вид переводят не только накладную, но и заказ-заявку, экспедиторские документы, сопроводительную ведомость.

Кто обязан оформлять ЭТрН с 1 сентября 2026 года

Короткий ответ: все участники коммерческой грузоперевозки, где заключён договор перевозки, — грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и экспедитор, если он есть.

Ключевое слово здесь — договор перевозки. Транспортная накладная по своей природе подтверждает именно его: что одна сторона наняла другую везти груз. Нет договора перевозки — нет и накладной, ни бумажной, ни электронной. Это правило записано в статье 8 закона № 259-ФЗ, и электронный формат его не изменил.

Значит, накладная нужна, если вы:

• нанимаете стороннюю транспортную компанию или частного перевозчика;
• работаете через экспедитора;
• сами оказываете услуги перевозки другим;
• получаете груз, который вам везёт нанятый поставщиком перевозчик.

Нужна ли ЭТрН при самовывозе и при доставке своим транспортом

Нет, не нужна — в обоих случаях, если отдельного договора перевозки не заключается. Это самый частый вопрос и самое дорогое заблуждение.

Разберём три типовые ситуации:

• Вы везёте свой товар покупателю своей машиной, доставка входит в цену товара и отдельной услугой не выделена. Договора перевозки нет — это исполнение обязанности поставщика передать товар. Накладная не нужна, документом в кабине выступает путевой лист.
• Покупатель забирает товар со склада сам (самовывоз). Договор перевозки тоже не заключается — накладная не нужна.
• Вы перевозите груз между своими складами или филиалами. Перевозки как услуги нет вообще, накладная не требуется.

Важная оговорка: если при самовывозе покупатель нанимает стороннюю транспортную компанию, договор перевозки появляется — и ЭТрН становится обязательной. Смотрите не на то, чья машина стоит у ворот, а на то, есть ли договор перевозки.

По согласованию сторон оформить накладную можно и там, где закон не требует — для внутреннего контроля. Но это ваше решение, а не обязанность.

Нужна ли ЭТрН для ИП

Да, если ИП участвует в перевозке, где есть договор перевозки. Форма собственности здесь ничего не меняет: обязанность одинакова для ООО, ИП и самозанятых перевозчиков.

Для ИП-перевозчика это означает договор с оператором, электронную подпись и приложение у водителя — даже если машина одна. Для ИП-грузоотправителя, который возит своё своим транспортом, не меняется ничего.

Какие штрафы за отсутствие ЭТрН

Отдельного штрафа именно за отсутствие электронной накладной в КоАП сейчас нет — соответствующие составы правонарушений пока на стадии законопроекта. Это тот случай, когда пугают сильнее, чем есть на самом деле.

Что действует сейчас:

• Базовая норма — часть 2 статьи 12.3 КоАП: за перевозку без транспортной накладной водителю грозит предупреждение или штраф 500 рублей.
• Переходный период. 20 июля 2026 года опубликовано поручение Президента МВД и Ространснадзору: до 1 марта 2027 года не штрафовать перевозчиков за отсутствие ЭТрН, если предъявлены бумажные документы, — ограничиваться устным замечанием. Изменения в законодательство должны быть внесены до 30 июля 2026 года, поэтому окончательные формулировки стоит перепроверить ближе к сентябрю.

А вот настоящий риск — не дорожный, а налоговый, и про него операторы электронного документооборота говорят реже. Транспортная накладная подтверждает, что перевозка была. Нет корректно оформленного документа — инспекция может снять расходы на перевозку при расчёте налога и задать неудобные вопросы по вычету НДС. Пятьсот рублей штрафа — мелочь на фоне доначислений по итогам проверки.

Сколько стоит ЭТрН

Сама накладная бесплатна — платите вы за услуги оператора и за электронную подпись. Бесплатного полноценного варианта для регулярной работы нет.

Из чего складывается бюджет:

• Услуги оператора ИС ЭПД — тарифицируются пакетами документов или абонентской платой. Чем больше рейсов, тем дешевле документ.
• Квалифицированная электронная подпись для руководителя — выпускается в удостоверяющем центре ФНС бесплатно, но нужен носитель-токен, его покупают отдельно.
• Подписи или машиночитаемые доверенности для сотрудников и водителей.
• Интеграция с учётной программой, если хотите формировать накладные прямо из неё, а не вбивать руками.

Конкретные тарифы меняются, и перед подключением их стоит сравнить у нескольких операторов из реестра Минтранса. Если рейсов немного, начните с минимального пакета — переплатить за неиспользованный объём легче, чем кажется.

Что такое титулы ЭТрН и кто их подписывает

Электронная накладная — не один файл, а набор из нескольких частей, их называют титулами или разделами. Каждый участник подписывает свою.

• Титул грузоотправителя — кто, что и куда отправляет. Формирует и подписывает отправитель.
• Титул перевозчика — приём груза к перевозке. Подписывает перевозчик, фактически — водитель на погрузке.
• Титул грузополучателя — приём груза на выгрузке.
• Завершающий титул перевозчика — факт сдачи груза.

Документ считается оформленным, когда собраны все обязательные подписи. Незакрытая накладная — это, по сути, незавершённая перевозка, а значит слабое место при налоговой проверке.

Как водитель подписывает ЭТрН и что теперь возить в кабине

Через мобильное приложение оператора. Водитель авторизуется, видит рейс, на погрузке подписывает свой титул, на выгрузке — завершающий. Инспектору на дороге предъявляется QR-код или номер накладной из приложения.

Что предусмотреть заранее, чтобы рейс не встал:

• подписи для водителей или машиночитаемые доверенности — оформить до первого рейса, а не в день погрузки;
• что делать при разряженном или потерянном телефоне — пропишите порядок и держите резервный способ доступа;
• на время переходного периода имеет смысл возить и бумажный комплект: именно при его наличии инспектор ограничивается замечанием;
• объясните водителю, что подписывать титул нужно после сверки фактического количества и состояния груза — оговорки потом не впишешь.

МЧД и электронная подпись: без чего перевозка не поедет

МЧД — машиночитаемая доверенность, электронный документ, которым директор передаёт сотруднику право подписывать от имени компании. Без неё подписать накладную может только сам руководитель своей подписью, что в реальной логистике неработоспособно.

Порядок такой: руководитель получает квалифицированную подпись в удостоверяющем центре ФНС, сотрудники и водители — свои подписи физлица, на них оформляются МЧД с нужными полномочиями. Именно на полномочиях чаще всего спотыкаются: доверенность есть, а права подписывать перевозочные документы в ней не указано, и накладная не подписывается.

Перенесут ли ЭТрН и могут ли отменить

Дату 1 сентября 2026 года не переносили — она в силе. Слухи об отмене возникли из-за переходного периода без штрафов, но это разные вещи: обязанность оформлять электронную накладную наступает, а санкции за её отсутствие временно смягчены до 1 марта 2027 года.

Рассчитывать на отмену не стоит: система строится не первый год, реестр экспедиторов уже заработал, реестр перевозчиков запускается с 1 марта 2027 года. Полгода без штрафов — это время на нормальную настройку, а не повод отложить вопрос до весны.

Что сделать до 1 сентября: короткий чек-лист

• Определите, касается ли вас это вообще. Есть ли в ваших перевозках договор перевозки — или вы возите своё своим транспортом. Половина вопросов снимается здесь.
• Выберите оператора из реестра Минтранса. Уточните, работает ли он в роуминге с операторами ваших контрагентов.
• Проверьте электронные подписи — у руководителя действующая, у сотрудников свои, МЧД с нужными полномочиями.
• Обновите договоры с контрагентами: пропишите обмен перевозочными документами в электронном виде.
• Проверьте учётную программу — поддерживает ли она выгрузку накладных, нужна ли доработка.
• Обучите водителей и логистов. Это узкое место: техника настроена, а на погрузке никто не понимает, что нажимать.
• Сделайте пробный рейс в августе, пока действуют старые правила и ошибка ничего не стоит.

Если разбираться в этом некогда, а перевозки — часть вашей обычной работы, посмотрите бухгалтерское обслуживание: первичные документы, подтверждение расходов и вычетов — как раз наша зона ответственности. По разовому вопросу — правильно ли оформлены документы, снимут ли расходы при камеральной проверке — есть налоговая консультация. Предпринимателям без сотрудников подойдёт бухгалтер для ИП, а тем, кто возит товар на склады площадок, — бухгалтерия для маркетплейсов.