Списание дебиторской задолженности в 2026: как и когда
Если совсем коротко: списать дебиторскую задолженность можно, только когда она стала безнадёжной по одному из оснований Налогового кодекса: истёк срок исковой давности, должник ликвидирован, пристав закрыл производство. Нужны документы: расчёт срока, выписка из ЕГРЮЛ или постановление. Без них налоговая снимет расход. После списания долг ещё пять лет учитывается за балансом.
Разберём основания по порядку, какие документы собрать под каждое и как оформить списание, чтобы расход приняли.
Пять оснований для списания
Список закрытый, и придумать своё основание нельзя.
| Основание | Чем подтверждается |
|---|---|
| Истёк срок исковой давности | Расчёт срока, договор, накладные, акт сверки |
| Ликвидация должника | Выписка из ЕГРЮЛ с записью о ликвидации |
| Исключение из ЕГРЮЛ как недействующего лица | Выписка из ЕГРЮЛ |
| Постановление пристава об окончании производства | Копия постановления |
| Обязательство прекращено невозможностью исполнения | Акт государственного органа |
Самое доступное основание на практике — постановление пристава. Оно выдаётся, когда у должника не нашлось имущества, и позволяет списать долг, не дожидаясь трёх лет.
Как считать срок исковой давности
Три года, но отсчёт идёт не от даты договора и не от даты отгрузки. Срок начинается со дня, когда вы узнали или должны были узнать о нарушении права — то есть со следующего дня после даты, когда контрагент должен был заплатить.
Пример. Товар отгружен 10 марта, по договору оплата через 30 дней — то есть до 9 апреля. Срок исковой давности начинается 10 апреля и истекает 10 апреля через три года. Считать от 10 марта — ошибка на месяц.
Срок прерывается, если должник признал долг: подписал акт сверки, частично заплатил, попросил отсрочку письменно. После перерыва отсчёт начинается заново. Поэтому перед списанием обязательно проверяют, не было ли таких действий.
Порядок списания
Четыре шага, и пропускать нельзя ни один:
- Инвентаризация расчётов. Выявляем долг, определяем сумму и дату возникновения. Оформляется актом инвентаризации расчётов.
- Сбор документов-оснований. Выписка из ЕГРЮЛ, постановление пристава или расчёт срока давности с приложением первички.
- Письменное обоснование. Справка бухгалтерии, где описано, почему долг признан безнадёжным.
- Приказ руководителя о списании. Без него проводки делать нельзя.
Списание отражается в том периоде, в котором возникло основание, а не когда о нём вспомнили. Если срок давности истёк в прошлом году, а списали в текущем — налоговая может снять расход текущего периода.
Как отражается в учёте
В бухгалтерском учёте долг списывается за счёт резерва по сомнительным долгам, а если резерва не хватает — в прочие расходы.
В налоговом учёте безнадёжный долг включается во внереализационные расходы. Если создавался налоговый резерв, сначала используется он.
За балансом списанная задолженность учитывается ещё пять лет. Это нужно на случай, если должник объявится или найдётся его правопреемник. Если деньги всё-таки поступят, они включаются в доходы.
На практике бухгалтеры «Бухгалтерии от А до Я» видят, что забалансовый учёт ведут единицы. Формально это нарушение, а практически создаёт путаницу, когда деньги неожиданно приходят по списанному долгу.
Что с НДС
Вопрос, который волнует больше всего: можно ли вернуть НДС, уплаченный с отгрузки, если покупатель так и не заплатил.
Ответ: нет. НДС начисляется по отгрузке независимо от оплаты, и при списании безнадёжного долга корректировать или восстанавливать его не нужно. Налог остаётся в бюджете.
Обратная ситуация — если вы списываете кредиторскую задолженность, то есть свой долг перед поставщиком. Тогда сумма включается в доходы, а вопрос о восстановлении принятого к вычету НДС решается в зависимости от обстоятельств и остаётся спорным.
Списание на УСН
Здесь всё иначе, и это важно понимать. На упрощёнке доходы признаются кассовым методом — то есть по факту поступления денег. Раз оплаты не было, дохода тоже не было, и налог с этой суммы не платился.
Следовательно, списать безнадёжную дебиторку в расходы на УСН нельзя: перечень расходов закрытый, и такого пункта в нём нет. Долг просто списывается в бухгалтерском учёте, без налоговых последствий.
Это одно из принципиальных отличий упрощёнки от общей системы, о котором забывают при переходе с режима на режим.
Ошибки, из-за которых снимают расход
- Нет документа-основания. Устное «фирма пропала» не подтверждение — нужна выписка из ЕГРЮЛ.
- Срок давности посчитан от даты договора или отгрузки вместо даты, когда должна была пройти оплата.
- Не учтён перерыв срока. Был подписан акт сверки, срок начался заново, а долг списали как просроченный.
- Списание отражено не в том периоде, в котором возникло основание.
- Нет приказа руководителя — формально решение о списании не принято.
Списание дебиторки — процедура, где важен не сам факт, а комплект документов: без него расход снимают при первой же проверке. Если долги накопились, а оснований для списания нет, правильнее не списывать, а взыскивать — взыскание задолженности. Разобрать состояние расчётов и понять, что можно списать, поможет аудит бухгалтерского учёта.
Читайте также: дебиторская задолженность и исполнительное производство.