Счёт-фактура на УСН с НДС: как выставлять в 2026 году
Если совсем коротко: упрощенец выставляет счёт-фактуру, только если платит НДС. Если доход за прошлый год не превысил 20 млн ₽, вы освобождены от налога и счета-фактуры оформлять не нужно вообще. Перешагнули порог — выставляете документ в течение пяти календарных дней с отгрузки и ведёте книгу продаж.
Разберём, когда документ обязателен, что в нём писать, как быть с авансами и корректировками и какие ошибки лишают покупателя вычета.
Когда упрощенцу нужно выставлять счёт-фактуру
Обязанность появляется вместе с обязанностью платить НДС. Порог — 20 млн ₽ дохода за прошлый год.
Доход ниже порога. Вы освобождены от НДС автоматически, никаких заявлений подавать не нужно. Счета-фактуры не выставляются, книга продаж не ведётся, декларация по НДС не сдаётся. Это важное упрощение: раньше освобождённые всё равно оформляли документы со штампом «без НДС», сейчас этого не требуется.
Доход выше порога. Вы плательщик НДС со всеми обязанностями: счета-фактуры на каждую отгрузку, книга продаж, квартальная декларация.
Отдельно стоит запомнить: даже будучи освобождённым, вы остаётесь плательщиком НДС в роли налогового агента — например, при аренде государственного имущества или при покупке у иностранной компании. И ввозной НДС при импорте платят на любом режиме.
Подробный разбор порога и ставок — в статье «НДС на УСН: кто платит и с какой суммы».
Какую ставку НДС указывать
У упрощенца с НДС есть выбор из трёх ставок, и он влияет на всё остальное.
- 5% — при доходе до 250 млн ₽, без права на вычеты входного налога.
- 7% — при доходе свыше 250 млн ₽, тоже без вычетов.
- 22% — общая ставка с правом на вычеты.
Выбранная ставка указывается в каждом счёте-фактуре. Менять её произвольно от сделки к сделке нельзя: пониженные ставки применяются в течение установленного числа кварталов подряд.
Практический смысл выбора: при ставках 5% и 7% вы не принимаете к вычету входной НДС, зато налог с продаж меньше. При 22% платите больше, но вычитаете налог поставщиков. Что выгоднее — зависит от доли закупок с НДС. Разбор с расчётами — на странице «УСН с НДС».
В какой срок выставляют счёт-фактуру
Пять календарных дней со дня отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг. Тот же срок действует при получении аванса — считается со дня поступления денег.
Дни календарные, а не рабочие: отгрузили в пятницу — крайний срок среда. Просрочка сама по себе штрафом не карается, но создаёт проблему покупателю, а он придёт с ней к вам.
Нумерация сквозная и в хронологическом порядке. Отдельные серии допустимы для обособленных подразделений, но внутри одной нумерации пропусков и повторов быть не должно.
Что должно быть в счёте-фактуре
Форма утверждена правительством, самодеятельность в ней не допускается. Ключевые реквизиты:
- порядковый номер и дата;
- наименование, адрес и ИНН продавца и покупателя;
- грузоотправитель и грузополучатель — при отгрузке товаров;
- номер платёжного документа, если был аванс;
- наименование товаров, работ или услуг, единица измерения, количество;
- цена без налога, ставка, сумма налога и стоимость с налогом;
- страна происхождения и номер декларации на товары — для импортных товаров;
- реквизиты прослеживаемости — для прослеживаемых товаров.
Вместо отдельного счёта-фактуры можно применять универсальный передаточный документ со статусом 1 — он закрывает и передачу товара, и НДС одновременно. Разбор в статье про УПД.
Счёт-фактура на аванс
Получили предоплату — выставляете авансовый счёт-фактуру в те же пять дней. Он отличается от отгрузочного: в нём нет количества и единиц измерения, зато обязателен номер платёжного поручения, а налог считается по расчётной ставке.
Дальше при отгрузке выставляется обычный счёт-фактура на всю сумму, а авансовый регистрируется в книге покупок — так снимается двойное начисление налога.
Здесь чаще всего и путаются: забывают выставить авансовый документ, а потом не могут объяснить расхождение между поступлениями на счёт и начисленным налогом в декларации.
Момент, специфичный для пониженных ставок: права на вычеты при 5% и 7% нет, но зачёт авансового налога при отгрузке — это не вычет входного НДС, а закрытие собственного начисления. Механизм работает.
Корректировочный счёт-фактура
Его постоянно путают с исправленным, хотя это разные документы.
Исправленный — когда в документе ошибка: не тот ИНН, неверная сумма налога, опечатка в наименовании. Считается, что правильных данных изначально не было.
Корректировочный — когда стороны договорились изменить стоимость или количество уже после отгрузки: скидка, недопоставка, возврат части товара. Первоначальный документ остаётся действительным, он был верен на свою дату.
Для корректировочного нужен документ, подтверждающий согласие сторон: соглашение, акт о расхождениях, претензия с ответом. Без него это выглядит как одностороннее изменение цены.
Книга продаж и декларация
Каждый выставленный счёт-фактура регистрируется в книге продаж. Из неё данные попадают в декларацию — раздел 9 представляет собой выгрузку книги.
Книгу покупок ведут только те, кто применяет ставку 22% с вычетами. На ставках 5% и 7% вычетов нет, поэтому и книга покупок не нужна — за исключением случаев зачёта собственного авансового налога.
Декларация по НДС сдаётся ежеквартально до 25-го числа и только в электронном виде. Бумажную декларацию считают несданной со всеми последствиями, включая блокировку счёта.
Именно здесь работает автоматическая сверка: налоговая сопоставляет ваш выставленный счёт-фактуру с тем, что заявил к вычету покупатель. Расхождение порождает автотребование о пояснениях.
Ошибки, которые лишают покупателя вычета
Кодекс различает существенные и несущественные ошибки, и это разделение спасает многих.
Не мешают вычету: опечатки, лишние пробелы, неточности, которые не мешают определить продавца, покупателя, товар, стоимость и сумму налога.
Мешают: неверный ИНН, наименование товара, из-за которого непонятно, что поставлено, неправильная ставка, ошибка в сумме налога, отсутствие подписей.
Для упрощенца есть своя специфическая ошибка — указать ставку 20% по привычке вместо действующих 5, 7 или 22%. Или, наоборот, выставить счёт-фактуру с налогом, будучи освобождённым: тогда выделенный НДС придётся заплатить в бюджет, хотя обязанности не было.
На практике бухгалтеры «Бухгалтерии от А до Я» первым делом проверяют у новых клиентов на упрощёнке именно это: соответствие ставки в документах выбранному режиму. Ошибка тиражируется на все отгрузки квартала сразу.
В каком виде оформлять
По общему правилу можно на бумаге, но электронная форма удобнее и в ряде случаев обязательна: по прослеживаемым товарам счета-фактуры выставляются только электронно.
Электронный документ подписывается квалифицированной подписью и передаётся через оператора. Плюс не только в экономии бумаги: дата выставления фиксируется, документ не теряется, а при запросе налоговой выгружается за минуты.
Смежные материалы: правила и ставки НДС на УСН и случаи, когда вычет возможен без счёта-фактуры. Если считать варианты ставок и вести НДС некогда, это входит в бухгалтерское обслуживание.